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Reisekostenabrechnung: Wie Selbstständige und Arbeitnehmer Fahrtkosten absetzen können

Für Selbstständige und Arbeitnehmer, die beruflich bedingt ohne Firmenwagen unterwegs sind, fällt die sogenannte Reisekostenabrechnung an. Die Protokollierung aller Daten ist in der Regel mit einem gewissen Zeitaufwand verbunden. Wir zeigen, worauf Reisende achten müssen und wie sie ihre Reisekostenabrechnung effizient erledigen.

Frist zur Einreichung der Reisekostenabrechnung

Rechtshammer für FahrtkostenerstattungIm vergangenen Jahr wurden laut Dataforce insgesamt 654.916 Automobile als Dienstwagen zugelassen, 6,2 Prozent weniger als im Vorjahr. Die Branche rechnet zwar dieses Jahr mit 700.000 Neuzulassungen auf dem Flottenmarkt, nach wie vor ist aber die Anzahl der Arbeitnehmer, die mit ihrem privaten Pkw ihrem Beruf nachgehen, sehr hoch. Glücklicherweise haben sie das Recht, die entstehenden Fahrtkosten zurückzufordern, indem sie die sogenannte Reisekostenabrechnung einreichen. Die Abrechnung erfolgt zunächst über die Kilometerpauschale, welche für Pkw bei 30 Cent je Kilometer liegt.

Trotz vieler Ermahnungen und Erklärungen geben Arbeitnehmer und Selbstständige ihre Reisekostenabrechnung immer wieder zu spät oder fehlerhaft ab. Ein typischer Fauxpas: Bei Hotelbelegen vergessen die Arbeitnehmer, die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze bei Übernachtung und Frühstück anzuwenden. Damit die Buchhaltung keine zusätzlich Arbeit erhält, lehnen viele Unternehmen fehlerhafte Reisekostenabrechnungen ab, damit der Mitarbeiter lernt, diesen ordnungsmäßig abzuliefern.

Das Setzen einer Frist richtet sich nach tarif- oder einzelvertraglich vereinbarten Ausschlussfristen, wie das Bundesarbeitsgericht-Urteil vom 27. 2. 2002 – 9 AZR 543/ 00 entschieden hat. Damit es gar nicht erst zur verspäteten Abgabe kommt, ist es sinnvoll, eine spezielle Reisekosten-Software einzusetzen. Die Software ermöglicht die stressfreie und vor allem korrekte Führung eines Fahrtenbuchs, sodass Selbstständige und Arbeitnehmer ihre Reisekostenabrechnung in Zukunft nicht nur fristgerecht, sondern auch korrekt einreichen. Folgende Checkliste kann Ihnen helfen.

  • Fahrtkosten können mit 30 Cent pro Kilometer zurückgefordert werden
  • Kilometerstände und Tankkosten genau aufschreiben
  • Hotelbelege mit Mehrwertsteuer berechnen
  • Fristen beachten
  • Software kann für korrekten Antrag hilfreich sein

Änderungen rund um die Reisekostenabrechnung 2014

Fahrer im BerufsverkehrDas Reisekostenrecht wurde beginnend mit dem Jahr 2014 neu geregelt. Die „erste Tätigkeitsstätte“ löst den bisherigen Anknüpfungspunkt „regelmäßige Arbeitsstätte“ ab. Neben einer Neuregelung bezüglich der Verpflegungspauschale werden nun die abzugsfähigen Fahrtkosten gesetzlich geregelt. Die maßgeblichen steuerlichen Reisekostenvorschriften sind im Einkommensteuergesetz (EStG) § 3 Nr. 14 und Nr 16, § 4 Abs. 5 Nrn. 5–6a, § 8 Abs. 2, § 9 Abs 1 Nrn. 4–5a, § 9 Abs. 2–4a sowie in § 12 Nr. 1 zu finden.

Merken: Ab 2014 fallen Reisekosten immer dann an, wenn Arbeitnehmer oder Selbstständige vorübergehend außerhalb der Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind. x

Berufskraftfahrer und Kundendienstmitarbeiter verfügen häufig nicht über eine erste Tätigkeitsstätte, für sie ist lediglich das Wohnungskriterium entscheidend. Als erste Tätigkeitsstätte wird laut gesetzlicher Definition Folgendes beschrieben:

  • ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers
  • ortsfeste Einrichtung eines Dritten
  • ortsfeste Einrichtung eines verbundenen Unternehmens

Der Abzug von Fahrtkosten

LKW auf der AutobahnGrundsätzlich sind neben Fahrtkosten auch Mehraufwendungen für Unterbringung und Verpflegung sowie Reisenebenkosten als Werbungskosten abzugsfähig. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die zuvor genannten Aufwendungen bis zu einer bestimmten Grenze steuerfrei zu ersetzen. Für uns sind in diesem Artikel die Fahrtkosten bedeutend.

„Reisekosten“-Fahrten sind durch Belege wie Flugticket, Fahrkarte oder Fahrzeugkosten abzugsfähig. Seit 2014 gab es in diesem Bereich einige Änderungen: So werden die Kilometersätze nicht länger von der Finanzverwaltung festgelegt, sondern orientieren sich an der höchsten Wegstreckenentschädigung, welche vom Bundesreisekostengesetz festgelegt wird. Die aktuellen Kilometersätze nach dem BRKG bleiben unverändert: Für Kfz-Fahrzeuge liegt er weiterhin bei 0,30 Euro je Kilometer.

Ein Informationsvideo zum Thema Werbe- und Fahrtkosten

Auch wenn die steuerliche Berücksichtigung von Fahrtkosten ab 2014 weitestgehend unverändert bleiben, gibt es einige Neuigkeiten für Sammel- und Treffpunktfahrten sowie für Fahrten in weiträumigen Tätigkeitsgebieten.

Arbeitnehmer ohne Tätigkeitsstätte

Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte können für ihre Berufstätigkeit außerhalb ihrer Wohnung dennoch Reisekosten absetzen. Es wird lediglich die Entfernungspauschale für Fahrten zu einem Sammelpunkt zum Abzug zugelassen.

Arbeitnehmer mit Tätigkeitsstätte

Im alten Reisekostenrecht galt als regelmäßige Arbeitsstätte nicht nur ein fester Ort, sondern auch ein Arbeitsgebiet, in dem zum Beispiel Zeitungszusteller oder Forstarbeiter tätig sind. Wie im vorigen Fall gilt eine Ausnahme für weiträumige Tätigkeitsgebiete, indem die Entfernungspauschale genutzt wird.

Es kann also immer sinnvoll sein, sich die Fahrten und die daraus resultierenden Kosten nach einer Finanzierung zu notieren, sodass sie Ende des Jahres eingereicht werden können. Gerade Vielfahrer werden hiervon profitieren. Auch Auszubildende oder Studierende können sich Fahrtkosten erstatten lassen, wenn diese über einen gewissen Satz liegen – selbst bei einem Leasing oder einer Finanzierung.


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